Dypt i hjertet av Norges største kraftkommune, Suldal, pulserer et magisk skattkammer av natur og kultur. Skattkammeret Suldal glitrer blant majestetiske fjelltopper, idylliske fjordarmer og livlige landsbyer. 

Suldal er et lokalsamfunn med en forbedrings-visjon om å skape makalause tjenester for sine innbyggere. De har bedt Flowit om å sikre handling, ansvar og de riktige verktøyene for å oppnå nettopp dette, gjennom Lean.

Flowit + Suldal kommune = sant

«Alle organisasjoner har behov for å bli bedre. Suldal kommune har forstått at Lean er et godt verktøy for å bli bedre.» – Tom Ivar, daglig leder Flowit.

Karin Dokken Austvik, kommunedirektør i Suldal kommune, anerkjenner Lean som et verdifullt verktøy for forbedring. Hun er stolt av kommunens ambisjon: «LEAN er eit trygt rammeverk for å utvikle makalause tenester med innbyggerane i fokus.». Ifølge Ausvik ligger beste praksis og enestående tjenester i skjæringspunktet mellom motivasjon og ansvar.

Flowit ble engasjert for å hjelpe Suldal kommune med forbedringsarbeidet. Etter en grundig intern prosess og rådføring med kommuner som allerede bruker Lean, valgte de Flowit basert på erfaring og gode resultater innen forbedringsarbeid i kommunal sektor. Den tette oppfølgingen fra Flowit, samt betoningen av at organisasjonsutvikling må være egenstyrt, var avgjørende faktorer. 

Lean-filosofien er for alle. Ved å omfavne Lean tar man ansvar for de utfordringene man møter. Det er nødvendig å kontinuerlig utvikle seg selv, bygge sterke team, og viktigst av alt: tørre å anerkjenne og feire suksessene som oppnås. 

Prosessen

De siste seks månedene har 5 av totalt 25 avdelinger i Suldal kommune gjennomført grunnopplæring i Lean. I løpet av tre samlinger, samt tett oppfølging, har de vært gjennom teori, praktiske oppgaver, diskusjonsøvelser og forbedringsarbeid i egen enhet. Deltakerne har også fått støttelitteratur for økt forståelse. Innholdet i kurset er valgt for å treffe flest mulig best mulig. «Vi er trygge på at det vil bli en god leveranse for vi har sett at det virker og vet at det er den riktige medisinen for å forbedre kommunen.» – Tom Ivar.

Gode resultater
Karin imponeres over hvordan medarbeiderne som har deltatt så langt, ser og reflekterer over utfordringene i tjenesteproduksjonen og samarbeider for å finne løsninger. Hun observerer at det pågående arbeidet bidrar til å styrke teamet og fremheve suksesser fra egen arbeidshverdag. Tilbakemeldinger fra deltakere viser at kurset er svært relevant for alle, og det bidrar til en bedre hverdag og økt engasjement på arbeidsplassen. «Me har generelt fått mer orden og system», skriver kursdeltaker. Men selv om de allerede har oppnådd suksess, er de bevisste på at arbeidet med forbedringer må fortsette kontinuerlig.

Lean-håndbok
Grunnlaget og forventningene til arbeidet som blir gjort, er beskrevet i en Lean-håndbok for Suldal kommune. Håndboken skal være den overordnede beskrivelsen på hvorfor og hvordan de skal jobbe med kontinuerlig forbedringsarbeid. Kunnskapen ligger i rammeverket, og i kunnskapen til enhver deltaker. Målet er å få en kultur som etterspør tingene som står beskrevet i håndboken. 

Hvorfor er forbedringsarbeid i kommuner viktig? 

En av de største utfordringene kommuner har, er tilgangen på ressurser. Effektive tjenester som skaper verdi for innbyggerne, er derfor essensielt for absolutt alle kommuner. Det viktigste som kan gjøres, er å gjøre tingene rett fra første stund. Forbedringsarbeid vil i stor grad hjelpe med dette – uavhengig om kommunen er stor eller liten.

«Det vil fungere for alle, fordi vi jobber direkte med hver enkelt enhet.» – Tom Ivar.

Austvik er enig i at forbedringsarbeid fungerer for alle sektorer og alle nivå i en organisasjon. «Jeg tror på det å reflektere over egen praksis sammen med andre.» Hun legger også til at hun vil anbefale flere kommuner å ta i bruk forbedringsledelse og dele på tvers av kommunegrenser. 

«Flowit har gitt oss flere ulike verktøy til å løse utfordringer i fellesskap med en systematisk tilnærming. Handlekraft er bra, men jeg tror vi oftere bør stille spørsmål ved egen praksis før vi setter i gang med nye tiltak. Hva er egentlig behovet og hvem har behovet? Flowit har innbyggerfokuset i alt de gjør og ble derfor relevante for oss fra første dag», avslutter kommunedirektøren.

Ved å implementere Lean-prinsipper og involvere alle nivåer av organisasjonen, har Suldal kommune allerede oppnådd imponerende resultater og skapt en kultur for kontinuerlig forbedring. Med Flowit som samarbeidspartner fortsetter Suldal kommune å utvikle seg og skape et bærekraftig lokalsamfunn som skal gi makalause tjenester til innbyggerne.