Suksess med Lean i Elverum kommune
Elverum kommune hadde som mål å forbedre flere av sine offentlige tjenester ved å implementere LEAN-konsepter for å effektivisere arbeidsprosesser, øke kvaliteten og redusere kostnader. Dette krevde en helhetlig tilnærming til prosessforbedring, med fokus på både digitale løsninger og flyt i arbeidsprosesser, samt å utvikle en kultur for kontinuerlig forbedring i flere sektorer og tjenester. For å realisere dette, ble Flowit valgt som leverandør for å bidra med sin kompetanse innenfor LEAN-metodikk og organisasjonsutvikling.
Flowit ble valgt som leverandør for et bredt spekter av forbedringsprosjekter på tvers av kommunen, hvor flere sektorer og tjenester ble involvert i arbeidet. De konkrete prosjektene som ble gjennomført inkluderte:
- Barneverntjenesten: Implementering av mobilt barnevern, digitalt arkiv og Svar Ut.
- Familie og helse: Utvikling av en helhetlig hjemmetjeneste.
- Bo- og integreringstjenesten: Forbedring av flyt i prosessene for integrering.
- Sektor for familie og helse: Kartlegging av helhetlig tjenestetilbud til barn og unge i kommunen.
- PRO/Tjenestekontoret: Forbedring av flyt i vedtaksprosessen, tjenesteproduksjon og elektronisk IP.
- Byggesakstjenesten: Digitalisering og forbedring av vedtaksprosesser.
- IKT: Bruk av Flowit-metoden i digitaliseringsprosjekter for å forbedre arbeidsflyt og strukturere prosesser.
- Helsestasjonstjenestene: Etablering av systematisk arbeid med forbedring og læring.
- Rådmannens ledergruppe: Opplæring i LEAN-verktøy og utvikling av effektive møter, visuell ledelse og verdiskapende samhandling i flere barnehager og kommunale tjenester.
Flowit påtok seg det operasjonelle ansvaret for prosjektledelse, rådgivning og utvikling, samt gjennomføring av opplæring i LEAN-metodikk på tvers av de ulike avdelingene og tjenestene.
Gjennom implementeringen av LEAN-prinsipper har kommunen oppnådd flere konkrete forbedringer:
- Økt effektivitet og forbedret flyt i arbeidsprosesser, spesielt innen barneverntjeneste og byggesak.
- Digitalisering og strukturering av arbeidsmetoder som har ført til bedre ressursbruk og raskere saksbehandling.
- Etablering av et system for kontinuerlig forbedring som involverer både ansatte og ledelse, og som er integrert i kommunens daglige drift.
- Økt verdiskapende samhandling mellom ansatte, barn og voksne i flere kommunale tjenester, som barnehager og helsetjenester.
- Positiv respons fra ledelsen som rapporterte god fremdrift i prosessene, og en mer effektiv organisasjon som oppnår høyere kvalitet på tjenestene.
Flowit har også levert strategisk rådgivning, og hjulpet kommunen å utvikle moduler for kontinuerlig forbedring i lederopplæringen. Den systematiske tilnærmingen har gitt kommunen et solid grunnlag for videre forbedring og vekst.
