Mer enn tavler på veggen
Mange forbinder visualiseringmetoder, som Obeya, med tavler, nøkkeltall og faste møter. Ifølge Sidsel er dette bare den synlige delen av konseptet.
«Den reelle verdien oppstår når rommet former hva organisasjonen faktisk gjør videre, ikke bare når det viser hva som har skjedd», sier hun.
Sidsel kaller gapet mellom disse to tilstandene for beslutningslekkasje. Begrepet beskriver hva som skjer når viktige beslutninger forlater rommet som skulle understøtte dem og i stedet tas i andre møter, med andre folk. Eller at den tas fordi noen foreslo noe som ingen protesterte mot. Beslutningen blir tatt uten at noen bevisst og med klart ansvar har tatt den. Teamet går fra møtet informert og fornøyd, mens den egentlige beslutningen fortsatt ligger et annet sted og venter, i beste fall, på noen med mandat.
Fra informasjon til beslutning
Sidsel bruker en enkel modell for å forklare forskjellen mellom rom som bare ser ut til å fungere, og rom som faktisk skaper verdi. Den horisontale aksen går fra informasjon til beslutninger. Den vertikale går fra operasjonell koordinering til strategisk effekt. Kombinasjonen gir fire rom: , koordineringsrommet, samkjøringsområdet og beslutningsarenaen.
«De fleste virksomheter kjenner seg igjen i de to første rommene. Færre når frem til beslutningsarenaen, der prioriteringer, ressurser og risiko faktisk avgjøres med de riktige menneskene til stede», forteller hun.
Sidsel så denne bevegelsen konkret under en modenhetsvurdering ved et stort og moderne industrianlegg. Målene hang synlig på veggen, men en deltaker omtalte dem som «sjefens mål» og pekte på anleggets driftsdirektør.
«Den lille frasen fortalte meg at teamet fulgte målene fordi sjefen hadde satt dem. De eide dem ikke selv», sier Sidsel. Da rommet senere begynte å bruke gullfargede markører for å følge godkjente forbedringsforslag gjennom hele prosessen, endret energien seg. Beslutninger ble flyttet inn i rommet, og eierskapet fulgte etter.
Hva kjennetegner virksomheter som lykkes?
Sidsels erfaring er at resultatene sjelden avgjøres av utseendet på rommet.
«Det avgjørende er at virksomheten starter med et tydelig formål. Hvilke utfordringer skal Obeya bidra til å løse, og hvilke mål skal følges opp der? Når disse spørsmålene er besvart, blir det langt enklere å bygge et rom som faktisk støtter virksomhetens egne behov», sier hun.
Like viktig er involvering. De som står nærmest arbeidsprosessene sitter ofte på den beste kunnskapen om både problemene og de realistiske løsningene. Et godt Obeya-rom skaper derfor reell dialog på tvers av fagområder og nivåer.
Sidsels fem råd til virksomheter som vurderer Obeya
Start med hvorfor. Definer hvilke utfordringer og mål Obeya skal bidra til å løse, før dere velger tavler og verktøy.
Gjør det viktigste synlig. Vis mål, resultater, utfordringer og prioriteringer slik at alle i rommet ser dem med en gang.
Involver dem som gjør jobben. De beste forbedringene kommer som regel fra folkene som kjenner arbeidsprosessene best.
Skap faste rytmer. Verdien vokser i den jevne oppfølgingen og dialogen, uke etter uke, ikke i et enkeltmøte.
Se på Obeya som et læringsrom. Målet er læring, samarbeid og bedre beslutninger sammen.
Gevinster som følger virksomhetens egne mål
Gevinstene varierer avhengig av virksomhetens egne mål og ambisjoner. Det Sidsel ser går igjen oftest er raskere beslutninger, tydeligere prioriteringer, bedre oppfølging av resultater, tidligere oppdagelse av risiko og sterkere eierskap blant medarbeiderne.
«Den viktigste gevinsten er likevel at organisasjonen får én felles arena for å se situasjonen klart og følge opp det som betyr mest», sier hun.
Sidsel oppsummerer tesen sin med en linje hun ønsker er sentral i hvert rom hun besøker: «Rommet former det som skjer videre.» Det gjelder uansett bransje. Stadig flere virksomheter velger å etablere samarbeidsarkitektur, slik som et Obeya-rom, fordi de trenger bedre forutsetninger for å utnytte informasjonen de allerede har til å ta bedre beslutninger sammen.
Foto: Truls Qvale
Ønsker du å lære mer om hvordan organisasjoner kan utvikles som helhetlige systemer, kan du lese mer om Systemlederskolen.
Trenger du noen å sparre med?
Sett av 30 minutter med en Flowit-rådgiver. Vi hjelper deg å avklare hva slags fagstøtte som er riktig for din virksomhets situasjon.